Stichting Mountainbike Utrechtse Heuvelrug organiseert vrijwilligers met Socie
“Wij hadden een besloten groep op Facebook, maar kregen steeds meer vragen van vrijwilligers om daar weg te gaan.”
Stichting Mountainbike Utrechtse Heuvelrug beheert twaalf mountainbikeroutes op de Utrechtse Heuvelrug. Samen vormen die routes een netwerk van ongeveer 120 kilometer singletrack. Dat vraagt om veel onderhoud, heldere afstemming en een grote groep betrokken vrijwilligers.
Eerder gebruikte de stichting Facebook om met vrijwilligers te communiceren. Maar binnen de groep groeide de wens voor een ander platform. Een vrijwilligers app die beter past bij hun waarden: besloten, overzichtelijk en zonder dat gegevens worden gebruikt voor algoritmes.
Met de Socie vrijwilligers app vond de stichting een centrale plek voor de vrijwilligerscommunity. Vrijwilligers sluiten zich aan bij onderhoudsgroepen, melden zich aan voor klussen en zien na afloop wat er op de routes is gedaan. We spraken met Hans Paridaens over hun ervaringen met Socie.
Kun je iets meer vertellen over jullie vrijwilligers app?
Hans Paridaens is vanaf het begin betrokken bij Stichting Mountainbike Utrechtse Heuvelrug. Als bestuurslid ziet hij hoeveel werk er nodig is om de routes veilig, schoon en goed berijdbaar te houden. Dat gebeurt samen met een grote groep vrijwilligers.
“Wij beheren inmiddels twaalf mountainbikeroutes op de Heuvelrug. Dat is zo’n 120 kilometer singletrack.”
De community bestaat uit ongeveer 210 vrijwilligers. Voor iedere route is in de Socie app een aparte onderhoudsgroep ingericht. De rayonbeheerders coördineren het werk op hun eigen parcours en beheren de groep die daarbij hoort.
Vrijwilligers bepalen zelf bij welke groep ze zich aansluiten. Sommigen volgen alleen de route in hun eigen omgeving, anderen kijken ook mee bij andere routes.
“Er zijn mensen die zeggen: ik woon hier in Soest, ik wil alleen weten wat er in Soest gebeurt. Maar als ze willen kijken wat er in andere onderhoudsgroepen gebeurt, dan kan dat ook.”
Wat de vrijwilligers bindt, is hun liefde voor mountainbiken, natuur en het samen onderhouden van de omgeving.
“We hebben allemaal dezelfde passie. Voor het sporten, voor de natuur en om ons in te zetten.”
Waarom kozen jullie voor de Socie vrijwilligers app?
De overstap begon met vragen vanuit de vrijwilligers. De besloten Facebookgroep werkte praktisch, maar paste niet meer bij de manier waarop de stichting en haar vrijwilligers met gegevens wilden omgaan.
“We kregen te veel vragen van kritische vrijwilligers om Facebook te verlaten. Zij vroegen of we een ander platform konden vinden.”
Volgens Hans zijn veel vrijwilligers bewust bezig met natuur, duurzaamheid en privacy. Daarom was de keuze voor een andere vrijwilligers app niet alleen praktisch, maar ook principieel.
“Over het algemeen zijn het kritische mensen die van de natuur houden en duurzaam zijn.”
De Socie app bood een alternatief waarin de stichting haar vrijwilligers kan bereiken zonder meer gegevens te vragen dan nodig is. En waarbij de data die wel gebruikt wordt staat opgeslagen op Europese servers.
“Wij willen ook niks met de data. Wij gaan het niet gebruiken, wij willen het niet gebruiken.”
Hoe gebruiken jullie de Socie vrijwilligers app?
De Socie vrijwilligers app is de centrale plek voor alles rondom de vrijwilligers. Nieuwe vrijwilligers worden toegevoegd als lid en kiezen daarna zelf welke onderhoudsgroepen ze willen volgen. Dat geeft vrijheid en voorkomt dat mensen informatie krijgen die voor hen niet relevant is.
“Ik voeg een nieuwe vrijwilliger toe als lid. Daarna heeft een lid zelf de vrijheid om zich aan te sluiten bij één onderhoudsgroep, bij meerdere of bij alles.”
De rayonbeheerders gebruiken de Socie app om onderhoudsmomenten aan te maken. In zo’n evenement staat waar en wanneer de groep verzamelt en wat er ongeveer gaat gebeuren. Vrijwilligers kunnen zich vervolgens aanmelden.
“De rayonmanagers maken evenementen. Dan staat erin: op zaterdag, op die plaats en op die tijd gaan we verzamelen.”
Voor beheerders is dat overzicht prettig. Zij zien vooraf hoeveel mensen aanwezig zijn en kunnen inschatten welk materiaal nodig is.
“Dan heeft de beheerder een overzicht van hoeveel mensen hij kan verwachten en of hij eventueel gereedschap moet meenemen.”
Een logboek van het onderhoud
Na een onderhoudsklus plaatst de rayonmanager vaak een kort verslag met foto’s. Zo ontstaat vanzelf een logboek van het werk aan de routes. Dat is leuk voor vrijwilligers, maar ook waardevol voor terreineigenaren die willen zien wat er gebeurt.
“De rayonmanager maakt van ieder evenement een kort verslag. Dat zijn vaak hele hilarische teksten.”
Staatbosbeheer heeft ook toegang tot onze Socie vrijwilligers app zodat ze altijd up-to-date zijn. En in Soest kan bijvoorbeeld de gemeente meekijken. Zo wordt zichtbaar hoeveel werk er achter de schermen wordt verzet: van het vrijmaken van paden tot het plaatsen van bordjes en het opruimen van zwerfvuil.
“Voor ons is dat voor iedereen een soort logboek: dit is er gebeurd.”
Hoe verliep de overstap naar de vrijwilligers app?
De overstap naar de Socie app verliep eenvoudig. Hans plaatste een bericht in de Facebookgroep en maakte duidelijk dat de stichting verder zou gaan via Socie. Vrijwilligers konden zich daarna aanmelden via een apart e-mailadres.
“Ik heb via Facebook een tekst opgesteld: we gaan over naar de Socie app.”
Nieuwe vrijwilligers sturen hun gegevens naar Hans. Hij voegt hen toe aan de vrijwilligers app en stuurt een korte handleiding mee. In de praktijk blijkt er weinig uitleg nodig.
“Ik krijg van nieuwe leden eigenlijk helemaal geen vragen over hoe het precies zit. Het werkt allemaal intuïtief.”
Wie beheert de vrijwilligers app?
Hans beheert de vrijwlligers app in de Socie app. Nieuwe vrijwilligers melden zich via hem aan. De stichting vraagt alleen om de gegevens die nodig zijn: een e-mailadres, voor- en achternaam en eventueel een korte motivatie.
“Ik beheer de community van de vrijwilligers. Nieuwe vrijwilligers kunnen zich via een formulier op de website aanmelden, en ik zet ze dan in Socie”
Het beheer van de routegroepen ligt bij de rayonbeheerders. Zij maken evenementen aan, plaatsen verslagen en houden hun eigen groep actief. Zo blijft het communitybeheer dicht bij de mensen die het onderhoud coördineren.
Hoe houden jullie de vrijwilligers app actief?
Er is altijd iets te doen op en rond de routes. Soms gaat het om regulier onderhoud, soms moet er snel worden gehandeld na een storm, incident of onveilige situatie. Vrijwilligers plaatsen bordjes, houden paden vrij en letten op de veiligheid van mountainbikers en andere recreanten.
Ook het schoonhouden van de omgeving hoort erbij. Vrijwilligers nemen zwerfvuil mee als ze het tegenkomen. Sommigen lopen zelfs periodiek met een vuilniszak langs de route.
“Het is de route van de vrijwilligers en die voelen zich daar verantwoordelijk voor.”
Naast onderhoud gebruikt de stichting de Socie vrijwilligers app ook voor gezamenlijke activiteiten, zoals de jaarlijkse barbecue. Daarmee worden alle vrijwilligers in één keer bereikt en kunnen ze zich eenvoudig aanmelden.
“Dan kun je in één keer alle leden benaderen en iedereen kan zich inschrijven.”
Wat levert de Socie vrijwilligers app op?
De Socie app geeft structuur aan een grote vrijwilligersgroep die verspreid is over verschillende routes. Vrijwilligers vinden hun eigen onderhoudsgroep, beheerders plannen makkelijk een klus en iedereen ziet wat er gebeurt.
Voor Hans zit de waarde vooral in het overzicht en het gebruiksgemak. De vrijwilligers app sluit aan op de manier waarop de stichting werkt: praktisch, zelfstandig en met korte lijnen.
“Als er iets is, wordt het snel opgelost. De lijntjes zijn heel erg kort.”
Ook past de Socie vrijwilligers app bij de waarden van de vrijwilligers. De stichting kan communiceren zonder afhankelijk te zijn van Facebook en zonder gegevens te gebruiken voor andere doelen.
“Mensen zijn echt tevreden over het gebruik van de Socie app, maar ook gewoon over het idee erachter.”
Zouden jullie Socie aanbevelen?
Hans zou Socie aanraden aan organisaties die met vrijwilligers werken en behoefte hebben aan duidelijke communicatie. Zeker voor communities die evenementen of werkzaamheden organiseren, is het prettig dat alles op één plek samenkomt.
“Als je evenementen wilt maken of heel makkelijk wilt communiceren, dan werkt het goed.”
Voor Stichting Mountainbike Utrechtse Heuvelrug is de Socie vrijwilligers app inmiddels een vaste plek voor de vrijwilligers. De vrijwilligers app helpt om routes te beheren, mensen betrokken te houden en het werk van de groep zichtbaar te maken.
