Een belangrijke mededeling via e-mail. Een wijziging in de WhatsAppgroep. De agenda op de website. Notulen in een gedeelde map. En voor vragen weten leden het bestuur toch wel te vinden.
Binnen veel verenigingen ontstaan vanzelf verschillende communicatiekanalen. Dat werkt een tijdje prima. Tot leden informatie missen, niet meer weten waar ze iets kunnen vinden of belangrijke berichten tussen andere berichten verdwijnen.
Goede communicatie binnen een vereniging betekent daarom niet dat je meer moet communiceren. Het gaat er vooral om dat leden weten waar ze informatie kunnen vinden en dat belangrijke berichten hen ook daadwerkelijk bereiken.
Waarom wordt communicatie binnen een vereniging snel onoverzichtelijk?
Een vereniging bestaat vaak uit verschillende groepen. Denk aan het bestuur, commissies, teams, vrijwilligers en leden. Niet iedereen heeft dezelfde informatie nodig en niet iedereen gebruikt dezelfde communicatiekanalen. Daardoor ontstaat al snel een combinatie van e-mail, WhatsApp, een website, sociale media en losse documenten.
Dat zorgt bijvoorbeeld voor situaties waarin:
- leden niet weten waar de laatste informatie staat
- belangrijke berichten tussen andere berichten verdwijnen
- dezelfde informatie via meerdere kanalen wordt gedeeld
- bestuursleden dezelfde vragen steeds opnieuw beantwoorden
- nieuwe leden niet weten welke communicatiekanalen ze moeten volgen
- documenten lastig terug te vinden zijn
Een extra bericht sturen lost dat meestal niet op. Meer overzicht wel.
Communicatie vereniging overzichtelijk maken met één centrale plek
Een goede eerste stap is bepalen waar leden terechtkunnen voor belangrijke informatie. Dat betekent niet dat je direct alle andere communicatiekanalen moet verwijderen. Een website, e-mail of WhatsApp kan nog steeds handig zijn. Maar het helpt als er één plek is waarvan leden weten: hier vind ik wat voor onze vereniging belangrijk is.
Denk aan nieuws, documenten, activiteiten, belangrijke mededelingen en informatie vanuit commissies. Zo hoeven leden niet meer te zoeken in oude mails of verschillende WhatsAppgroepen.
Bepaal welk bericht waar thuishoort
Niet ieder bericht hoeft via ieder communicatiekanaal gedeeld te worden. Een wijziging voor de training van één team hoeft bijvoorbeeld niet naar de hele vereniging. Een uitnodiging voor de algemene ledenvergadering waarschijnlijk wel. Maak daarom duidelijke afspraken over jullie communicatie.
Vraag jezelf bij ieder bericht af:
- voor wie is deze informatie bedoeld?
- hoe belangrijk is het bericht?
- moet iemand direct op de hoogte zijn?
- moet de informatie later nog makkelijk terug te vinden zijn?
Door hier vaste afspraken over te maken, ontstaat vanzelf meer rust in de communicatie.
Zorg dat belangrijke berichten leden echt bereiken
Informatie delen is iets anders dan leden bereiken. Een bericht kan keurig op de website staan, maar als bijna niemand daar regelmatig kijkt, bereikt het zijn doel niet.
Voor belangrijke mededelingen helpt het daarom om leden actief te attenderen op nieuwe informatie. Met pushmeldingen kun je bijvoorbeeld laten weten dat er een belangrijk bericht klaarstaat. Dat kan voor de hele vereniging, maar ook alleen voor een specifieke groep.
Zo krijgt een commissie alleen de informatie die voor die commissie relevant is en worden andere leden niet overspoeld met berichten.
Maak informatie makkelijk terug te vinden
Een veelvoorkomend probleem binnen verenigingen is dat informatie wel gedeeld wordt, maar later niet meer te vinden is. Denk aan notulen, huishoudelijke reglementen, roosters, formulieren of informatie over activiteiten.
In een WhatsAppgesprek verdwijnt zo’n document al snel tussen tientallen andere berichten. Ook een volle mailbox maakt zoeken niet eenvoudiger. Geef belangrijke informatie daarom een vaste plek. Leden weten dan waar ze moeten kijken en het bestuur hoeft documenten niet steeds opnieuw door te sturen.
Communiceer niet alleen naar leden, maar ook met leden
Goede verenigingscommunicatie gaat niet alleen over informatie versturen. Leden willen soms ook vragen stellen, reageren, ervaringen delen of elkaar helpen. Geef daar ruimte voor.
Je kunt bijvoorbeeld aparte groepen maken voor commissies, teams of interessegebieden. Binnen zo’n groep kunnen leden informatie delen en met elkaar in gesprek gaan zonder dat de hele vereniging ieder bericht ontvangt. Dat maakt communicatie relevanter en helpt leden om elkaar makkelijker te vinden.
Houd ook rekening met nieuwe leden
Wie al jaren lid is, weet vaak precies hoe de vereniging werkt. Voor nieuwe leden is dat anders. Waar staat de agenda? Wie zit er in het bestuur? Waar vind je documenten? In welke WhatsAppgroep moet je zitten? En waar worden wijzigingen gedeeld?
Hoe meer losse communicatiekanalen je gebruikt, hoe moeilijker die introductie wordt. Een centrale plek voor verenigingscommunicatie maakt het eenvoudiger. Een nieuw lid hoeft dan niet eerst alle gewoontes en losse kanalen van de vereniging te leren kennen.
Alles voor je verenigingscommunicatie op één plek
Wil je de communicatie binnen je vereniging overzichtelijker maken? Dan helpt het om nieuws, documenten, activiteiten en contact tussen leden zoveel mogelijk bij elkaar te brengen.
Met Socie creëer je één centrale communicatieplek voor je vereniging. Je kunt bijvoorbeeld nieuws delen, documenten beschikbaar maken, evenementen organiseren en pushmeldingen sturen. Ook kun je groepen aanmaken voor bijvoorbeeld het bestuur, commissies, teams of andere onderdelen van de vereniging.
Zo hoeft niet alle communicatie via dezelfde groep te lopen en weten leden waar ze belangrijke informatie kunnen vinden.
Socie is beschikbaar via de app en webomgeving. Je bepaalt zelf welke onderdelen je gebruikt en richt de omgeving in op een manier die past bij jouw vereniging.
Betere communicatie begint met overzicht
Je hoeft de communicatie binnen je vereniging niet ingewikkelder te maken om leden beter te bereiken. Kijk eerst kritisch naar de kanalen die je nu gebruikt. Bepaal welke informatie waar thuishoort en zorg voor één centrale plek waar leden belangrijke informatie kunnen vinden. Zo wordt communiceren makkelijker voor het bestuur en overzichtelijker voor je leden.
Lees ook hoe Herenboeren de ledencommunicatie centraal heeft geregeld.
