Sophie Lemson is Abactis en ‘digitale deur’ (haar eigen woorden) bij de N.S.G.. Zij is onder andere verantwoordelijk voor de interne communicatie, het ledenbestand en de App. De vereniging gebruikt de App nu enkele jaren en de leden zijn er ontzettend blij mee.
Dag Sophie, kun je iets meer vertellen over de vereniging?
Wij zijn de grootste christelijke studentenvereniging van Groningen. Dat betekent dat wij naast ludieke activiteiten ook ruimte geven aan het geloof met het motto “Christus kennen en bekendmaken”. Onze activiteiten bestaan dus uit een mix van bijbelstudies, sprekers, kerkdiensten, borrels, gala’s en een heus songfestival.
De vereniging is opgebouwd uit disputen die verspreid zijn over verschillende jaarlagen. Die een veilige plek voor ieder lid vormen. De vereniging bestaat sinds 1994 en is sinds 2013 in het bezit van haar eigen sociëteit.
Waarom heb je besloten om een App in te gaan zetten?
De App was er al voordat ik bestuur ging doen. Ik heb begrepen dat twee oud leden ooit aan de bar bedacht hebben dat een App voor de interne communicatie wel eens handig zou kunnen zijn. Die App is toen ook uitgerold en we gebruiken hem nu nog steeds. Er zitten ook echt handige dingen in zoals het opwaarderen van onze ledenpassen die we gebruiken voor het afrekenen van onze biertjes.
Hoe lang gebruiken jullie de App al?
Ik denk al zo’n 10 jaar. Het gebruik is elk jaar vrij stabiel maar is de laatste jaren flink toegenomen doordat een van mijn voorgangers er voor gezorgd heeft dat de App nog beter wordt ingezet en leden een App steeds gewoner gaan vinden.
Waarom besloten om een App in te gaan zetten?
3 jaar geleden was de interne communicatie nogal rommelig, we hadden een besloten Instagram-pagina maar dat werkte toch minder fijn. We hebben toen een tijdje de Instagram pagina en de App naast elkaar gebruikt, maar dat is uiteindelijk helemaal vervangen door de App. Instagram wordt nu alleen nog gebruikt voor externe promotie. Alle besloten communicatie is nu exclusief in de App en alle leden weten dat ook.
Wie beheert de App?
Ik beheer de App zelf. Het is heel eenvoudig. Ik moest enkele dingen aanpassen naar het nieuwe jaar. Het was even instellen in het begin, maar nu gebruik ik het beheer niet zoveel en ben er dan ook niet zoveel tijd aan kwijt – de belangrijkste dingen kunnen ook vanuit de App gedaan worden. Echt ideaal.
Hoe zetten jullie leden en groepen in de App?
We hebben de Socie App gekoppeld aan Congressus, onze ledenadministratie software. Leden worden nu automatisch geïmporteerd. Daar ben ik echt heel blij mee.
Leden loggen in op onze Congressus website en activeren hun account. Ze koppelen daarna hun ledenpas en zijn dan ready to go.
Groepen, zoals commissies en disputen hebben ook automatisch een eigen plek in de app. Het grote voordeel is dat groepsleden ook namens de groep berichten kunnen plaatsen in de App. Bijvoorbeeld voor een activiteit die zij organiseren.
Hoe zetten jullie de App in?
We gebruiken echt vanalles. Sowieso het prikbord en het het opwaarderen van de ledenpassen wordt veel gebruikt. Daarnaast wordt de App ingezet om informatie uit te wisselen tussen dispuutvoorzitters en commissies. En de ledenlijst natuurlijk! Daarin kunnen leden even snel iemand opzoeken. Verder wordt de App gebruikt voor het snel checken van informatie, bijvoorbeeld wie er in een commissie zitten.
Het is echt fijn, we hoeven niet meer zelf informatie te geven aan de leden. Alles is binnen handbereik.
Hoe bevalt de App?
De App bevalt goed. Ik denk dat mensen er wel blij mee zijn – eerder hadden we hem niet en zagen we hem niet. De website was wel handig, maar niet altijd even makkelijk te vinden. Veel mensen zijn blij met de App.
Hoe heet de App?
De app heet de N.S.G. App. Zo noemen we hem ook in onze eigen communicatie.
Wordt de App door de hele vereniging gebruikt of alleen door een specifieke groep?
Meer dan 80% van de leden gebruikt de app wel. Dat komt ook omdat er heel erg op ingezet is. Als je betrokken wil zijn, moet je de App gewoon hebben. We hebben aparte omgevingen ingericht die exclusief in de App beschikbaar zijn. En we hebben veel unieke functies en unieke content toegevoegd. We zeggen dan ook atijd tegen leden:kijk maar in de App.
Het is echt onderdeel van de dagelijkse praktijk geworden.
Hoe attenderen jullie leden op de App?
Bij het ophalen van ledenpassen door nieuwe leden wordt het direct gezegd. Ook in communicatie wordt er altijd naar verwezen zodat mensen er aan gewend raken. Meldingen komen binnen bij de leden, dus die attenderen ook zichzelf als er nieuws is.
Wat heeft de app jullie opgeleverd? of wat levert de App jullie?
Mensen worden er blij van en het veel gemakkelijker om informatie op te zoeken. Het is gemak, informatie en het is veilig en ook nog eens altijd beschikbaar en actueel.
Zou je de app kunnen aanbevelen aan andere organisaties?
Zeker. Als ik zie hoe handig het voor ons is. Daarnaast heb je bij studentenverenigingen veelal jonge studenten die heel behendig zijn met de App. Dus je kan heel snel de mensen bereiken die je wil bereiken. Je moet wel een beetje body hebben (veel leden) anders gebeurt er niet zoveel of zijn de lijntjes veel korter. De app zorgt ook voor verbinding en connectie, met 420 leden kent niet iedereen elkaar, maar connectie via de App is zo gelegd.
Welke wensen heb je rondom de App?
Ik zie geen functionaliteit direct voor onze vereniging, wij zijn er blij mee.
Sophie Lemson
Abactis
Navigators Studentenvereniging Groningen
