“We hadden de behoefte om leden meer te betrekken bij de club via een toegankelijke oplossing. Dat werd Socie.”
Mark Samwel uit Naaldwijk is trotse vader van 2 sportieve zonen (de ene doet rugby en de andere is alweer 8 jaar lid bij Westland Wil Vooruit). Zelf is hij wielrenner en doet hij af en toe aan mountainbiken. Mark is al jaren vrijwilliger bij Westland Wil Vooruit. Hij heeft een tijdje training gegeven op de vereniging maar daar is hij mee gestopt. Hij zit nu in de PR-commissie. Een jaar geleden is de Westlandse Wieler Vereniging begonnen met het testen van Socie. We vroegen hem naar zijn ervaringen!
Kun je iets meer vertellen over Westland Wil Vooruit?
Jazeker. We hebben een actieve club met 670 leden van jong tot oud. We doen op deze club aan veldrijden, mountainbiken en wielrennen voor alle leeftijden. De club is in 1951 opgericht en we hebben een eigen parcours op een prachtige locatie. Het parcours is voor zowel weg als offroad geschikt. Voor onze club is plezier, naast prestatie, zeer belangrijk. Op een leuke manier beleven van sport met leuke mensen op een leuke accommodatie. Westland Wil Vooruit is een bekende club binnen fiets sportverenigingen in Nederland. We hebben een eigen tenue met eigen kenmerkende clubkleuren. We gebruiken voor de ledenadministratie een oplossing van Clubcollect.
Hoe lang gebruiken jullie Socie al?
We zijn ongeveer 1 jaar geleden begonnen (begin 2023) met het testen van de App in een kleine groep. Daarna zijn we hem wat beter in gaan richten met de ervaringen die we op hebben gedaan in het begin. Daarbij heeft Socie ook nog iets gebouwd waardoor het importeren van de leden een stuk eenvoudiger werd. Daar was ik erg blij mee. Dat maakt het een stuk eenvoudiger om de leden te importeren. Tijdens de opening van de nieuwe kantine, mei vorig jaar, hebben we de App direct gelanceerd.
Waarom is er destijds besloten om Socie in te gaan zetten?
We zagen dat het werven van vrijwilligers op zich wel mogelijk was, maar zeer moeizaam ging omdat we daarna moeite hadden om als vereniging de taken te verdelen. Hierdoor kwamen veel taken bij een klein groepje mensen terecht. We hadden de behoefte om leden meer te betrekken bij de club via een toegankelijke oplossing. Dat werd Socie.
Hoe verliep de uitrol van Socie?
We hadden al vrij snel ongeveer 450 leden in de App. Dat aantal blijft nu redelijk stabiel, maar het betrekken van de laatste groep is hardnekkig. Met name in de jeugdgroepen is de aanwezigheid erg groot. De ‘oudere groepen’ hebben ook nog WhatsApp als alternatief waar ze al aan gewend zijn. We zouden graag iedereen in de App willen hebben, maar zijn ook blij met de huidige groep. We zijn nog steeds wel aan het zoeken naar wat de leden precies met de App willen. Het is fijn dat je de App zelf kunt configureren en zelf kiest wat je gebruikt en hoe je het gebruikt. Wij hebben bijvoorbeeld een ‘Deel je momenten’ module gemaakt om nieuwsberichten te delen met de club zodat een specifieke groep via de App nieuwsberichten kan toevoegen.
Hoe waren de eerste reacties?
Onder de vrijwilligers en ouders goed. Er werd naast onze website een nieuw communicatiemiddel ingezet waar veel informatie te vinden was. Wel is er nog een groep die moeite heeft met het installeren van de App. Soms help ik mensen daar even bij.
Wie beheert Socie?
Nu ligt het beheer bij één iemand. De groepsbeheerders kunnen natuurlijk wel hun eigen groepen beheren. De agenda van Westland Wil Vooruit wordt door meerdere mensen beheerd vanuit de App.
Hoe bevalt Socie?
Hoewel we ervan overtuigd zijn dat de App een zeer positieve bijdrage heeft geleverd aan hogere betrokkenheid van leden van de vereniging, blijft het enthousiasme onder een deel van de leden nog relatief beperkt. Jeugdleden en hun ouders, waarvoor we de App initieel gestart zijn, zijn relatief goed betrokken bij de App. Maar een groep van de senior leden blijft momenteel achter. We zouden graag de resterende leden ook in de App hebben, maar het ontbreekt aan tijd om dit allemaal te analyseren.
We hebben door de App wel veel beter zicht gekregen op wie onze actieve vrijwilligers zijn en kunnen hen beter bereiken. Wat ook echt top is, is dat ik altijd contactgegevens van personen kan vinden via de App wanneer ik iemand zoek. Persoonsgegevens heb ik overigens wel goed afgeschermd met de extra FaceID-toegangscontrole binnen de App. Ik ben blij dat jullie daar goed mee omgaan bij Socie.
Hoe zetten jullie Socie in?
Best breed. We delen het laatste nieuws en de App wordt vooral gebruikt voor het overzicht en welke evenementen er op de club plaatsvinden. Ook wordt de App nu ingezet om bardiensten te organiseren en plannen. Daarnaast wordt de ledenlijst dus goed gebruikt, zodat mensen contact met elkaar kunnen zoeken. Ook zetten we de App in voor interactie. Ook hebben we de fotoalbums open gezet zodat iedereen foto’s kan toevoegen aan de albums in de App. Dat is wel echt ontzettend leuk. De laatste module die we hebben geactiveerd is de ‘Marktplaats’ module, waar clubkleding en materialen aangeboden en geruild worden. Ook linken we door naar de kledingverkoop website.
Hoe heet de App?
Gewoon de Socie App.
Wat doe je eraan om de Socie App relevant te houden?
Met regelmaat doen we een export uit Clubcollect, onze ledenadministratie, die we importeren in Socie. Zo houden we het ledenbestand relevant als er nieuwe leden zijn. De groepsbeheerders zorgen voor actuele agenda’s zodat er een overzicht is van wat er op het parcours en in de kantine gebeurt.
Wat heeft Socie jouw community opgeleverd?
Betere mogelijkheid tot betrokkenheid van leden bij de vereniging. Nieuwe leden kunnen in de App ook allerlei informatie over de vereniging vinden. En de App is een beter communicatiemiddel voor interne communicatie binnen de vereniging.
Zou je Socie aanbevelen aan andere wielerverenigingen?
Zeker. Ik ben voorstander van digitale mogelijkheden en zaken eenvoudig maken. Het zou daarom helpen als sportverenigingen en bijvoorbeeld ook de KNWU op een moderne manier informatie aanbieden die je eenvoudig in je App of op de website kunt zetten voor de leden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan wedstrijdkalenders. Dat bespaart niet alleen het overtikken, maar ook het up-to-date houden van de agenda’s zowel in de app als op de website.
