Jigdaljahu is een landelijk opererend koor met ongeveer 160 leden. De vereniging geeft jaarlijks zo’n acht concerten in historische kerken, repeteert in Barendrecht en heeft leden uit heel Nederland. We spraken Wiltine Flier, voorzitter van Jigdaljahu en enthousiast community-beheerder, die de Socie-app optimaal inzet binnen het koor.
“Je moet lid worden van de app, anders mis je belangrijke berichten.”
— Wiltine Flier, voorzitter van Jigdaljahu
Waarom hebben jullie besloten om een app te gaan gebruiken?
Twee jaar geleden hebben we onze website vernieuwd. Tegelijkertijd merkten we dat we behoefte hadden aan één centrale plek om alle informatie te delen. We gebruikten destijds veel WhatsApp-groepen (voor commissies, bestuur, enz.) en een grote hoeveelheid e-mails, maar er was geen vaste plek om documenten te bewaren of te discussiëren. Onze webbouwer wees ons toen op Socie – dé oplossing voor al onze wensen.
Hoe verliep de inrichting van de app?
De inrichting was verrassend eenvoudig. Socie is erg intuïtief. We hebben enkele open en besloten groepen aangemaakt, evenementen gecreëerd en het aanmelden voor repetities en concerten geactiveerd. Daarnaast hebben we huisregels opgesteld die we met de leden gedeeld hebben.
Hoe hebben jullie de app uitgerold?
We hebben de leden geïnformeerd met de boodschap: “Je moet lid worden van de app, anders mis je alle cruciale berichten rondom koor!” — en dat werkte uitstekend voor de adoptie.
Gedurende twee maanden plaatsten we in de bestaande WhatsApp-groepen berichten als: “Let op: er staat een nieuw bericht in de Socie-app.” Zo konden de leden rustig wennen. Na de zomer zijn we volledig overgestapt op Socie. Wie niet in de app zit, mist nu belangrijke informatie over kaartverkoop, concertdetails, inzingtijden en praktische zaken zoals repetitiedata en nieuw repertoire.
“Het is ook prettig dat nieuwe leden alle eerdere informatie kunnen teruglezen – iets wat in WhatsApp niet mogelijk is.”
Hoe waren de eerste reacties?
In het begin waren sommige leden wat terughoudend – niet negatief, maar ze dachten: “Alweer een app.” Dat veranderde snel toen ze merkten hoe handig Socie is.
We raden iedereen aan om meldingen aan te zetten; bij nieuwsberichten heeft inmiddels 110 van de 160 leden meldingen geactiveerd. Tijdens de jaarvergadering hebben we extra uitleg gegeven over het gebruik van de app. Nieuwe koorleden ontvangen bovendien een eigen handleiding, zodat ze meteen wegwijs worden gemaakt in de app. Het is ook prettig dat nieuwe leden alle eerdere informatie kunnen teruglezen – iets wat in WhatsApp niet mogelijk is.
Wie beheert de app?
Het bestuur beheert de app. Als leden of commissies een nieuwe groep willen aanmaken, loopt dat via een aanvraag bij het bestuur. Zo behouden we de regie.
Stel dat leden bijvoorbeeld de groep ‘Meerijden uit Zeeland’ willen toevoegen, waar leden carpoolmaatjes kunnen vinden, dan kunnen zij dit bij ons aanvragen. Verder kunnen leden vrij berichten plaatsen op het prikbord en in ‘Deel je moment’.
Hoe gebruiken jullie de app?
We zetten de app breed in:
- Nieuws & blogs: voor updates die ook op onze sociale media verschijnen
- Groepen: voor communicatie rondom repetities, commissies en andere activiteiten
- Mannen- en vrouwengroepen: zodat leden zich gericht kunnen aanmelden voor repetities
- Evenementen: voor aan- en afmelden bij repetities en concerten
- Fotoalbums: voor officiële concertfoto’s
- Prikbord: voor oproepen en mededelingen van koorleden
- Deel je moment: voor leden om ervaringen rondom Jigdaljahu te delen
- Verjaardagenmodule: om elkaar te feliciteren
- Polls: als datumprikker voor repetitieschema’s
- Documenten: voor statuten, huishoudelijk reglement en andere belangrijke stukken
- Contact- en locatiemodule: met informatie over repetitielocaties
- Takenmodule: momenteel in testfase, voor vrijwilligerstaken
Jullie gebruiken de takenmodule intensief.
Klopt. We doen als koor rondom de opbouw van concerten alles zelf: licht, geluid, catering, opbouw. Leden kunnen zich via de app voor taken inschrijven. Zo kunnen we snel hulpvragen onder de aandacht brengen. We hebben nog enkele wensen voor verdere verbetering van deze module, maar de basis is veelbelovend.
Wie gebruikt de app?
Alle koorleden maken gebruik van de app.
Hoe houden jullie de app relevant?
Alle informatie die je nodig hebt om actief lid te zijn, staat in de app. Mijn tip aan andere beheerders: zorg dat informatie nergens anders te vinden is. Dan blijft de app vanzelf relevant.
Hoe bevalt het gebruik tot nu toe?
Uitstekend. Vooral het feit dat nieuwe leden alles kunnen teruglezen, is een groot voordeel ten opzichte van WhatsApp.
Wat heeft de app jullie opgeleverd?
De app is dé centrale plek voor alle communicatie, informatie en belevenissen. Leden kunnen elkaar gemakkelijk vinden en gebruiken de app actief. Het is een veilig en overzichtelijk platform dat de onderlinge verbondenheid versterkt.
Wat vind je de meest handige functie?
Zonder twijfel de groepen. Daarmee verloopt de communicatie soepel, en documenten blijven bewaard. De commissie Licht & Geluid maakt bijvoorbeeld instructievideo’s voor technische taken; die plaatsen we in de app zodat anderen ze eenvoudig kunnen terugkijken.
Daarnaast zijn evenementen onmisbaar. Je kunt daarin uitgebreide informatie kwijt: teksten, documenten, tijden, locaties — alles overzichtelijk op één plek. Elk koorlid weet dat het daar alle actuele informatie kan vinden.
Welke functies missen jullie nog?
De app is al erg compleet. Als ik iets zou mogen toevoegen, dan zou dat een mogelijkheid zijn om bijvoorbeeld notulen te koppelen aan de jaarvergadering via een link in de documentenmodule, én een mediabibliotheek om afbeeldingen en bestanden eenvoudig te hergebruiken.
