Wat leuk dat je Socie taken gaat gebruiken. In deze handleiding leggen we uit welke instellingen en voorbereiding jij als beheerder kunt doen en welke mogelijkheden de takenmodule biedt voor de communityleden.
Activeren van Socie taken
Laten we beginnen met het activeren van de takenmodule. Log in op het communitybeheer en klik op modules → Module toevoegen. [de module is onderdeel van het Socie Plus pakket]
Tip: Wil je taken eerst zelf even uitproberen of testen met een (kleinere) groep? Ga dan naar Module-instellingen in de module en kies bij ‘te gebruiken door’ de groep waarmee je wilt testen.
Stap 1: Instellen wie er taken aan mogen maken en beheren in jouw community.
Binnen Socie taken kun je instellen wie er binnen jouw community taken aan mogen maken en beheren. Ga hiervoor naar Instellingen -> Modulebeheer en zoek de takenmodule op. Via bewerken kun je de instelling “taken aanmaken” veranderen naar:
- Iedereen
- Groepen (kies daarna de groep(en) die taken aan mogen maken)
- Communitybeheerders
Stap 2: Interesses en vereisten toevoegen.
Naast het aanmaken en beheren van taken, kunnen de personen die je zojuist hebt geselecteerd ook vereisten en interesses toevoegen. Interesses en vereisten verschillen sterk per community en kunnen dan ook zelf ingevoerd worden.
- Een interesse is iets dat het communitylid interessant of leuk vindt.
- Een vereiste is een kwalificatie of kenmerk van het communitylid.
Voorbeeld 1 : Bij het aanmaken van de Taak om een bardienst te draaien wordt de interesse “horeca’ opgegeven. Als vereiste wordt “18+” opgegeven.
Voorbeeld 2 : Bij het aanmaken van de Taak om een EHBO post te bemannen op een evenement wordt als vereiste “EHBO diploma” opgegeven.
Voorbeeld 3 : Bij het aanmaken van de Taak om een tuin te schoffelen wordt als interesse “Werken in de tuin” opgegeven.
Voorbeeld 4: Bij het aanmaken van de Taak ‘Mevrouw de vries naar de Bingo brengen” wordt de interesse “chauffeuren’ opgegeven. Als vereiste wordt “Rijbewijs” opgegeven.
Het is wellicht raadzaam om alvast enkele interesses en vereisten aan de app toe te voegen. Ga hiervoor naar de app -> Menu -> Mijn taken -> Taakbeheer. Hier kun je alvast enkele interesses en vereisten aangeven. Let op dat de leden deze interesses en vereisten straks aan kunnen vinken op hun eigen profiel.
Stap 3: Taken aanmaken
Nu zijn we klaar om de eerste taak toe te gaan voegen aan de community. Ga hiervoor naar de takenmodule in de App en klik op de +.
Je kunt de volgende velden invullen:
- Naam (Geef de taak een passende naam)
- Datum (Kies een datum waarvoor de taak afgerond moet worden)
- Omschrijving
- Locatie
- Interesses
- Vereisten
- Beperkt aantal plekken (Geef aan hoeveel mensen je zoekt voor de taak)
- Herinneringen (Stel extra herinneringen in voor de mensen die zich inschrijven)
- Bijlagen (Voeg eventueel bijlages toe)
Stap 4: Een taak of taken beheren
Zodra je taken hebt aangemaakt kun je deze taken ook beheren. Zo kun je als taakeigenaar:
- Leden uitnodigen voor een taak
- Leden inplannen op een taak
Leden uitnodigen voor een taak betekent dat je iemand vraagt of deze persoon deze taak wil uitvoeren. De persoon krijgt daar dan een bericht van in de app en kan de taak accepteren of afwijzen. Als taakeigenaar heb je inzicht in al je uitnodigingen via Mijn taken -> uitnodigingen.
Leden inplannen op een taak betekent dat je iemand deze taak toewijst. De persoon heeft dus al akkoord gegeven en wordt door de taakeigenaar ingepland op deze taak.
Om dit te doen ga je naar een taak waar je eigenaar van bent en kies je voor uitnodigen of inplannen.
Een taak openlaten voor de leden
Je kan de taak ook ‘open’ laten waarbij mensen vanuit de community zichzelf op de taak in kunnen schrijven.
Stap 5: Taken voltooien
Zodra een taak volbracht is kan deze door de uitvoerders van de taak of de taakeigenaar worden voltooid. Zo houd je goed overzicht rondom de taken die voltooid worden.
Een taak voltooien doe je door de taak te openen en te voltooien.
Good luck!
Dit waren alle stappen om een taak aan te maken, leden in te plannen, uit te nodigen of de taak open te laten. En uiteraard te voltooien.
Hieronder nog even wat uitleg over hoe je leden taken kunnen zoeken in de app.
Taken zoeken
Op het takenscherm in de app kunnen zowel leden als taakeigenaren snel inzicht krijgen in taken. Je kunt zoeken naar een taak en met de filtermogelijkheden kun je :
- Taken filteren op interesses
- Taken filteren op vereisten
- Bekijken welke andere vrijwilligers bepaalde taken doen waar je graag mee samenwerkt
- Je eigen taken bekijken
- Voltooide taken bekijken
Veelgestelde vragen:
- Kan je als lid ook aangeven dat je geen taken wilt doen
Ja dat kan. Elk lid heeft de mogelijkheid om op zijn vrijwilligersprofiel de ‘beschikbaar voor taken” optie uit te schakelen.
- Kan een communitybeheerder de interesses en vereisten beheren die door anderen zijn aangemaakt
Ja dat kan. Communitybeheerders kunnen alle interesses en vereisten beheren, taakeigenaren kunnen alleen interesses en vereisten toevoegen.
- Stuurt het systeem herinneringen als je een taak moet doen? En zo ja, wanneer?
Ja, als de taakeigenaar van de taak dit heeft ingesteld. Bij het maken van de taak kan een taakeigenaar een herinnering toevoegen relatief aan de taakdatum of op een eigen gekozen tijdstip.
- Komt een taak waarvoor je je inschrijft ook in je agenda te staan?
Nee, de taak komt niet in je agenda te staan.
