Anke Klaassen werkte als adviseur informatie en communicatie voor de griffie bij de gemeente Venlo. Onlangs heeft zij de Socie App voor haar gemeenteraad opgezet. Wij hebben haar gesproken over haar ervaringen met Socie.
“De gemeenteraad van Venlo wilde een simpele manier om zich aan te melden voor
vergaderingen.”
Kun je iets meer vertellen over jezelf en je werk?
Ik ben Anke Klaassen en ik werkte bij de gemeente Venlo als adviseur informatie en
communicatie voor de griffie. De griffie adviseert, ondersteunt en faciliteert de gemeenteraad en afzonderlijke raadsleden. De griffie plant vergaderingen, zorgt voor volledige en juiste vergaderstukken, en adviseert over voorstellen, werkwijze en/of aanpak. Daarnaast informeert de griffie de inwoners over de werkzaamheden van de gemeenteraad.
Waarom besloot je om een app te gebruiken?
De gemeenteraad van Venlo wilde een simpele manier om zich aan te melden voor
vergaderingen. Ook wilden ze kunnen zien wie zich heeft aangemeld voor welke activiteit.
Daarnaast is het handig om de agenda en extra informatie over vergaderingen snel op je
telefoon te zien.
Hoe ging het instellen van de app?
Dat ging soepel. Eerst hebben we nagedacht over welke informatie we wilden laten zien aan
de raadsleden. We besloten om alleen openbare informatie in de app te zetten. Daarna
hebben we de app gekoppeld aan ons raadsinformatiesysteem van GemeenteOplossingen
(GO), zodat de app altijd de juiste informatie laat zien. Dat ging heel eenvoudig.
“De Socie App is gekoppeld aan ons raadsinformatiesysteem van GemeenteOplossingen (GO), zodat de app altijd de juiste informatie laat zien.”
Hoe verliep de lancering van de app?
De meeste raadsleden hadden geen hulp nodig. Het downloaden en inloggen ging heel
makkelijk. Ik heb ook in onze nieuwsbrief uitleg gegeven en drie inloopsessies gehouden
voor wie hulp nodig had.
Wat waren de eerste reacties op de app?
Iedereen reageerde positief. De raadsleden zijn blij met de functies van de app.
“Iedereen reageerde positief.”
Wie beheert de app?
De app wordt beheerd door de griffie. Na de sluitingsdatum voor aanmelding van een
raadsactiviteit kunnen de griffiemedewerkers een lijst maken van alle aanwezigen om de
raadsactiviteit goed te organiseren.
Wie gebruiken de app?
De app wordt gebruikt door:
- Gemeenteraadsleden
- Burgerraadsleden (zij helpen de gemeenteraadsleden)
- Het college van Burgemeester en Wethouders en enkele collegas van gemeente
Venlo - Griffier en de medewerkers van de griffie
Hoe houden jullie de app relevant?
De app wordt automatisch geüpdatet door de koppeling met ons raadsinformatiesysteem. Zo
zie je altijd de juiste vergaderingen, raadsactiviteiten en meer informatie over die
bijeenkomsten. De gebruikers van de app ontvangen meldingen op hun telefoon als de
sluitingsdatum van een raadsactiviteit nadert. We plaatsen ook de nieuwsbrieven aan de
gemeenteraad in de app.
We gebruiken nu nog niet de optie om groepen aan te maken in de app. Dit zou handig
kunnen zijn voor fracties en commissies, zodat ze in hun eigen omgeving vertrouwelijk
kunnen communiceren.
“Door de koppeling met ons raadsinformatiesysteem zie je altijd de juiste vergaderingen, raadsactiviteiten en meer informatie over die bijeenkomsten.”
Hoe bevalt het gebruik van de app tot nu toe?
We zijn er erg tevreden over. Het aan- en afmelden voor raadsactiviteiten gaat heel makkelijk. We zijn begonnen met een paar functies, zodat de gebruikers kunnen wennen. Later willen we misschien meer functies toevoegen. Een handige functie van de app is het versturen van pushberichten, zoals herinneringen om je aan te melden voor een raadsactiviteit. Dit gebeurt nu automatisch. Dit scheelt de griffie veel werk. We zijn blij met onze keuze voor Socie!
Wat levert de app op?
Het grootste voordeel is het gebruiksgemak voor de raadsleden. Ook zorgt de app voor
betere en actuele informatie, bijvoorbeeld door een pushbericht bij een spoedvergadering of
wijziging van een locatie. Ook dit scheelt veel werk voor de griffie.
Wat is de handigste functie van de app?
Het aan- en afmelden voor raadsactiviteiten is superhandig. Zo hebben we altijd een actueel
overzicht, zowel wij als de raadsleden. Ook de poll-functie is handig. Hiermee verzamelen
we bijvoorbeeld feedback over de app.
“Het aan- en afmelden voor raadsactiviteiten is superhandig. Zo hebben we altijd een actueel overzicht, zowel wij als de raadsleden.”
Zou je de app aanbevelen aan andere organisaties?
Zeker. Veel gemeenteraden kunnen baat hebben bij de mogelijkheden van deze app van
Socie.
Zijn er dingen die jullie missen in de app?
Op dit moment niet. We gebruiken nog niet eens alle functies van de app. Het contact met
Socie verloopt prettig en snel, en je kunt gemakkelijk ideeën doorgeven via het beheersysteem.
